Les solutions collaboratives se sont considérablement étendues, en nombre, et en type pendant ces vingt dernières années. Nous utilisons ces solutions quotidiennement dans l’environnement professionnel au-delà du mail.
Cet article introduit les principaux usages de ces solutions ; et expliquer leur complémentarité avec l’utilisation des écrans interactifs. Afin de vous aider à vous repérer dans ce maquis d’offres, nous avons pris le parti de présenter certaines offres que nous avons identifiées comme intéressantes dans leur « spécificité ». En lien dans cet article quelques comparatifs d’offres sont proposés. Voici un article qui présente aussi les critères de choix d’un écran interactif. A noter que depuis peu les réseaux sociaux sont utilisés de plus en plus en comme des outils professionnels cependant nous ne les évoquerons pas dans le cadre de cette étude, dans la mesure où c’est un phénomène récent.
Dans cette étude le terme écran interactif peut désigner d’autres catégories d’écrans ou tableaux numériques interactifs, également appelés TBI (tableau blanc interactifs).
Qu’est-ce qu’un travail collaboratif, qu’est-ce qu’une solution collaborative ?
Le travail collaboratif est une situation dans laquelle plusieurs personnes décident de coopérer dans le but de résoudre un « problème » en commun, ou atteindre un but, ou produire un livrable…
En enseignement on peut également s’inscrire dans une dynamique « collaborative ». Avec cette approche les élèves accèdent au contenu des cours « en ligne », mettent à disposition leurs travaux aux professeurs, à d’autres élèves et travaillent en groupe via des plateformes collaboratives.
Les solutions collaboratives sont donc des logiciels, des services ou des outils qui facilitent cette collaboration. (Par exemple l’échange de fichiers en format multimédia, il existe aussi des systèmes comme l’application Realtime Board / Miro compatible avec l’écran interactif.)
La notion de temps, ainsi que la finalité du travail est importante ici. Va-t-on garder une trace des échanges, des livrables, sur le moyen terme ou le long terme ? A qui s’adresse-t-on, pourquoi ? … Dans certains cas on pourra utiliser une solution collaborative pour permettre un échange (une visioconférence par exemple), dans un autre cas on construira une base de connaissance en enrichissant un MOOC. Dans les deux contextes, on utilise des solutions collaboratives, mais dans les faits les deux usages n’ont rien en commun. Gardons à l’esprit que le concept de « solutions collaboratives » est large et englobe beaucoup d’usages différents.
Contexte du développement des solutions collaboratives
Historiquement l’usage des solutions collaboratives s’est implanté avec le développement de l’internet. Internet a permis aux utilisateurs de se créer des communautés. Ces communautés technophiles ont vite eu besoin de partager via ce medium, les premiers outils de collaboration ont donc été les emails, les listes de diffusion, les forums.
Grâce à ces communautés, des projets collaboratifs considérables ont vu le jour. Le logiciel Linux, par exemple, s’est construit grâce à une communauté de plusieurs centaines de développeurs passionnés. Cette communauté n’aurait jamais pu voir le jour sans l’essor d’Internet et des solutions collaboratives.
Depuis une dizaine d’années le nouveau facilitateur du développement des solutions collaboratives est la mise en œuvre de logiciels hébergés (le cloud). Aujourd’hui, un très grand nombre de solutions cloud de très bonne qualité sont proposées, souvent gratuites.
Ce tableau récapitule les solutions collaboratives qui sont apparues depuis 20 ans
| Période | Solutions développées | Solutions phares |
| 1995-2005 | Sites Internet
Forums Groupware Blogs Portails Chat |
Apache
WordPress Yahoo groups Lotus notes Skype |
| 2005-2012 |
MOOC Cloud |
Wikipédia
Dropbox Google suite Trello Prezzi |
| 2013-2018 | Réseaux sociaux | Yammer
Slack |
La promesse des solutions collaboratives, quel gain pour l’écran interactif?
Les conséquences d’un accès à l’information démocratisé
Dans les organisations traditionnelles, hiérarchiques, le pouvoir est maintenu largement grâce à la connaissance, de diffusion de l’information suivant la voie hiérarchique.
Les solutions collaboratives mettent en œuvre une décentralisation du savoir et l’accès à la connaissance est démocratisé. Les gains sur la gestion de l’information et sur la valorisation du travail sont les suivants :
– l’interactivité est constante entre les individus et leur environnement
– les modifications sont perçues et contrôlées en temps réel
– les collaborateurs sont valorisés comme créateurs de sens
Dans ce contexte, cela explique l’essor du Lean Management et des méthodes de gestion de projet agiles avec la digitalisation des outils. Lisez notre article à ce sujet pour mieux comprendre ce phénomène et la tendance actuelle en termes d’équipement et de solutions interactives dédiées à ce type d’usages.
Vous trouverez aussi notre comparatif des solutions collaboratives dédiées au lean management et à la gestion de projet sur écran interactif pour vous aider à y voir plus clair sur les offres du marché
La complémentarité de l’usage écran interactif / solutions collaboratives
Les solutions collaboratives ne se limitent pas aux solutions logicielles, il y a aussi les solutions matérielles. Dans le cadre de l’entreprise, on s’appuie idéalement sur un écran interactif pour afficher des points d’avancement, résultat intermédiaires, livrables
La présentation de travaux d’équipe est d’autant facilitée que l’on peut y accéder aux environnements de travail des équipiers de façon fluide, à savoir
• sans échanger de clefs USB
• sans brancher des câbles pour présenter des contenus accessibles sur un autre ordinateur.
C’est une des vertus principales des solutions collaboratives, que de simplifier l’accès aux livrables et tableaux de bord.
Le schéma ci-dessous représente l’interopérabilité entre une application collaborative, un écran interactif tactile, et une solution de communication collaborative.
En présentiel, dans une salle de réunion, grâce à l’association écran interactif / solution collaborative, on peut :
- présenter des travaux intermédiaires
- présenter et modifier des documents partagés à plusieurs
En ajoutant une solution collaborative de communication, il sera possible de faire collaborer entre elles des équipes présentes sur des sites physiques différents.
D’ailleurs, vous pouvez lire notre article sur la création de gestion de projet à partir du design thinking.
Les solutions collaboratives sont-elles comparables ?
Il existe relativement peu d’offres comparables, dans la mesure où l’on ne peut que comparer des offres qui ont :
• des fonctionnalités comparables
• des modèles de coûts comparables.
Or il existe des offres de solutions collaboratives qui, à l’instar des offres de Microsoft et Google, ont pour ambition de tout inclure en termes de fonctions de collaboration, alors que les solutions des éditeurs plus modeste sont spécialisées. D’autre part il existe de grandes variations dans les prix et dans la façon d’appliquer les règles de calcul des prix….
Modèles de coût pour les solutions collaboratives
La bonne nouvelle c’est que souvent les solutions sont proposées à un cout assez modique, la mauvaise nouvelle c’est que les règles changent souvent, en terme de cout on trouvera trois type de solutions:
Les offres entièrement gratuites : elles sont souvent destinées à devenir payantes « tôt ou tard », ainsi Trello ne proposait pas de service payant pendant quelques années.C’est maintenant un freemium.
Les offres gratuites jusqu’à un certain niveau d’utilisation : Les fameux « freemium», dès qu’on dépasse un quota, ou que l’on veut accéder à des fonctions plus avancées, l’offre devient payante.
Les offres payantes : on ne peut pas les utiliser sans souscrive à un premier niveau de service.
Types de solutions collaboratives
Nous avons pour notre étude, défini 5 catégories de solutions collaboratives, en mettant l’accent sur le travail d’équipe dans un cadre professionnel.
Si on regarde les offres des deux géants du cloud nous voyons qu’ils couvrent presque tous les besoins :
| Produit chez Google | Produit(s) chez Microsoft | |
| Communication | HangoutsGmail | SkypeOutlook |
| Quizz et sondages |
Google Docs Google Forms |
– |
| Worflow/ Projet | Google calendar | Microsoft ProjectOutlook |
| Groupeware | Google keepGoogle Docs | Microsoft onenoteMicrosoft 360 |
| Partage de données | Google Drive | Onedrive |
Les solutions de communication collaborative
Elles fonctionnent toutes sur le principe de la communication d’ordinateur à ordinateur, par le réseau Internet.
À l’origine, ces solutions de communication fonctionnaient sur le support du clavardage (ou le chat), elles se sont développées ensuite, avec l’amélioration de la connexion à Internet, sur la communication verbale et la visioconférence. Elles gèrent maintenant en plus de la visioconférence une communication avec deuxième flux : le partage d’écran.
Le partage d’écran constitue un bénéfice très apprécié qui facilite l’échange d’informations pour les réunions. Il est facile de le travailler sur un écran interactif.
Vous voulez en savoir plus sur les offres de visioconférences existantes ? Lesquelles sont les plus adaptées à vos salles de réunions et aux écrans interactifs? Lisez notre comparatif des solutions collaboratives de visioconférences.
Une nouvelle génération de système de communication unifié est en vogue depuis les 6 dernières années et son utilisation se normalise de plus en plus au sein des grands groupes. Il s’agit des applications de « chat professionnel ». Ces « chats » sont adaptés aux nouvelles manières travailler plus nomades et collaboratives. Ils fournissent une super structure pour les informations et des index de recherche particulièrement utiles pour les réunions.
Pour en savoir plus, retrouvez notre série d’articles sur les chats professionnels ici, l’évolution des outils de chat professionnel ainsi que notre comparatif de solutions de chats d’entreprises.
Les quizz et les sondages
Soumettre des quizz, des votes, ou des sondages est une façon pertinente d’animer certaines réunions. Ils apportent une forme d’interactivité qui implique directement les participants. Hors cadre entreprise cela se prête aussi aux situations d’enseignement ; et permet d’une manière générale d’avoir un retour immédiat sur le ressenti des participants.
Doodle est un outil très pratique pour organiser, planifier des réunions,
Typeform est outil de diffusion de questionnaires, simple et efficace pour récolter des données.
Kahoot est un outil ludique qui permet d’animer les réunions les formations, sous formes de quizz en « gamifiant » les questionnaires.
Klaxoon est une solution qui permet de dynamiser des réunions par le biais de Cuiset chemin de découverte et nuage de mots.
Découvrez notre article sur les outils digitales pour créer des Quizz et sondage afin de réanimer l’engagement au sein de l’entreprise.
Les solutions collaboratives de partage de données
Dans les années 2000, les informations publiques étaient publiées sur des portails, et les données confidentielles restaient sur des serveurs de fichiers pas forcément évidents à partager ou protéger des aléas.
Maintenant et depuis une dizaine d’années des offres de stockage et partage de fichiers pour les communautés professionnelles (l’entreprise) ont émergé avec le développement des offres Cloud. Une tendance qui n’est pas prêt de s’inverser avec une augmentation de la croissance du business des services Cloud de 20 % en moyenne chaque année (sur les dernières années)
Ces services permettent de stocker les fichiers, quelque soient leurs formats, et repoussant sans cesse les limites des capacités de stockage.
Il est aussi possible de créer ses propres sa base de connaissances avec des wikis.
Les applications de workflow et de gestion de projet
Ces solutions permettent de décrire et de suivre des taches,
On ne traite pas ici les fichiers, mais plutôt de taches, avec leurs statuts (en attente, en cours, réalisée partiellement, réalisée complètement…).
On peut associer aux projets et/ou au taches, des documents de spécifications, des rapports de tests, des livrables…
Ces outils ont généralement des vues calendaires qui permettent d’évaluer immédiatement la chronologie de la situation
Les solutions collaboratives de partage d’idées – itération
Il s’agit là de pouvoir travailler sur la base d’espaces mutualisés en direct.
Il existe de nombreux outils, qui permettent de classer les idées, de dessiner un ensemble de propositions dans un espace mutualisé.
Dans cet espace, un utilisateur peut gérer une partie, qui sera rafraichie en temps réel pour les autres utilisateurs (ces derniers modifiant d’autres parties).
Ce sont vraiment des espaces de travail gérés en commun, ces espaces matérialisent :
• Des idées organisée de façon hiérarchiques, ce sont les cartes heuristiques (ou mind map)
• Les prémices de pages imprimées, publicités ou sites Internet (support du design)
• Les tableaux de bord, indicateurs, kanban…
• Des textes
• Des tableaux blancs, véritables murs virtuels
Conclusion, quelques réflexions sur cette digitalisation en marche
Il y a un grand chemin parcouru depuis la fin du 20 ième siècle, qui marque le développement du réseau Internet, il est à noter que le premier outil de collaboration numérique n’a pas beaucoup changé, cela reste l’email, finalement nous disposons de plus en plus d’outils, mais il est rare qu’un outil chasse l’autre, nous en venons à utiliser plus d’outil, chaque outil est utilisé « pour ce qu’il sait bien faire ».
Sur notre bureau on trouve des papiers qui répondent à un format précis (factures, bon de livraison, formulaires), et nous avons des papiers qui ne répondent à aucun format (support d’idées, schémas, des pense-bêtes.. post-it).. Il en va de même dans les applications collaboratives, elles peuvent gérer différents types et formats différents : c’est ainsi que l’on peut parler d’applications structurées, semi-structurées, ou d’applications au format « libre ».
Dans les faits, presque toutes les applications de gestion collaboratives, comme peut le montrer ce schéma ci-dessous, plusieurs composantes parmi
• La communication
• Le stockage de données
• Les règles de gestion
Les différentes études pointées dans cet article vous permettront de mieux comprendre les enjeux de leur utilisation.
comment travailler a distance
En ces périodes de grèves, c’est plutôt comment ne pas travailler à distance.
La question est vaste, de très nombreux outils sont disponibles pour cela :
Internet et la messagerie, les applications de partage d’écran et de visioconférence.
En ce qui concerne les modalités pratiques de mise en oeuvre, cela demande bien plus qu’un simple commentaire. Nous y reviendrons dans des articles.