La gestion de projets aujourd’hui
Une des problématiques essentielles en entreprise est le management que ce soit la gestion de projet ou d‘entreprise, il est essentiel d’avoir une bonne visibilité sur le déroulement des tâches, la gestion du planning, les KPI, les affectations des équipes.
De nos jours il existe un certain nombre de méthodes pour le management, la planification et la gestion de projet.
Nous allons nous intéresser à deux d’entre elles qui ressortent le plus dans les tendances aujourd’hui : Le lean management et la méthode agile pour la gestion de projet.
Pourquoi celles-ci ?
Avec des méthodes traditionnelles comme le management et la gestion de projet classique en v ou waterfall, on avait une structure très hiérarchisée linéaire descendante. Un vrai problème car avec les surcouches de contraintes et le peu de retours utilisateurs/collaborateurs/clients sur les projets. Difficile dans ces conditions de savoir si l’on va dans la bonne direction au bon moment et faire face à l’imprévu s’avère extrêmement compliqué. Voilà ce qui se passait dans ces cas-là :
Une enquête de 2008 du « Standish Group » indique un taux de réussite de 35% des projets dans ces conditions, ce qui est très faible au demeurant. Parmi les motifs d’échecs, arrivent en tête :
- Manque d’implication des utilisateurs finaux : 12,8 %.
- Changements de spécifications en cours de projet : 11,8 %
Les deux approches que nous allons voir sont justement des réponses à ces méthodes traditionnelles, et les plus adaptées pour passer sur les solutions digitales et interactives.
Définition du Lean management
Le Lean management désigne le fait d’utiliser toutes les capacités de fonctionnement nécessaires afin de réduire au maximum les pertes (ce qui est inefficace/ du gaspillage). Le but visé étant de favoriser globalement la bonne santé de la société. Il existe une variété de méthodes pour faire du lean management.
Principe :
Tous les collaborateurs sont impliqués dans l’organisation du travail de l’entreprise en leur offrant une grande visibilité et interaction sur les indicateurs de performances, et les différents projets en cours. Il y a l’idée d’être en recherche permanente d’améliorations, d’éviter l’inefficacité et de fluidifier la manière de travailler.
Si le Lean est si plébiscité par les entreprises aujourd’hui, c’est qu’il permet de tirer profit de l’intelligence collective.
Il facilite la détection de sujets d’innovation sur des problématiques concrètes rencontrées au sein des organisations, et implique les collaborateurs en tant qu’acteurs de la réussite de l’entreprise. D’autre part, le lean est une forme de management qui propose une approche suffisamment expérimentale, souple et efficace, pour permettre de tester des modes de fonctionnement disruptifs.
Définition de la Méthode Agile
La méthode agile s’oppose aux méthodes traditionnelles dites Waterfall ou cycle en V (étapes linéaires successives) en gestion de projet. Elle repose sur le principe que l’on ne peut pas prévoir le déroulement exact d’un projet quel qu’il soit. C’est un peu comme un trajet en voiture, on ne peut pas prévoir avec certitude les aléas de la route. Prévoir de a à z un projet n’a donc pas de sens : les projets se déroulent rarement comme prévu.
La méthode agile s’appuie sur une approche adaptative des projets (séquençage en différents sous objectifs, itérations, changements…). L’interaction en équipes / clients, étant essentielle dans l’avancement du projet, la communication est un des temps forts de la méthode.
À l’heure de la Digitalisation
Avec la tendance de l’ultra personnalisation, l’adaptation est la clé de la réussite. Les entreprises doivent avoir une certaine souplesse au niveau de leurs processus pour pouvoir faire face aux challenges actuels. Les deux méthodes citées ci-dessus reposent principalement sur la communication et l’itération. Le changement fait partie intégrante des méthodes et implique de pouvoir gérer les modifications suites aux retours. C’est ce qui explique le besoin de représentations visuelles et schématiques des informations. Pour suivre au mieux ces changements, les représentations des différents éléments doivent permettre la meilleure lisibilité possible.
Il y a donc besoin de marqueurs visuels forts : Diagrammes, gommettes, code couleurs et post-it ….
Jusqu’à maintenant tout reposait sur un environnement physique: Des salles de tableaux où sont affichés tous les indicateurs et annotations, les fameuses salles OBEYA.
Limites avec ces tableaux physiques:
- Le nombres de personnes à pouvoir utiliser un tableau est restreint (à 15 au grand maximum environ)
- Ils sont contraignants pour la production de certains visuels (impressions…) et aussi pour l’espace pris
- Ils peuvent entraîner des surcharges d’informations, des problèmes de confidentialité et il est difficile de conserver des archives
- Mais surtout sont très difficiles à utiliser dans un contexte où les équipes peuvent être internationales ou travaillent à distance. Cela impose la multiplication des réunions et déplacements ainsi que des coûts engendrés.
« 33 % de mes ressources sont situées au Qatar, je suis obligé de faire une réunion spécifique avec eux tous les jours et de m’y rendre mensuellement », mentionne un chef de projet PSA.
Une salle virtuelle, c’est une salle accessible par tous, partout et à tout moment sur n’importe quel support numérique (ordinateurs, tablettes, smartphone…)
L’usage est bien plus évident et moins limité qu’en présentiel. On y retrouve tous les outils virtualisés voire améliorés … Le pilotage des projets multi-sites devient alors possible avec le partage en temps réel, et avec l’exploitation des données à distance. C’est la raison pour laquelle les solutions logicielles se multiplient et prennent leur essor dans ce domaine (iObeya, Realtime board, Trello… )
Au-delà du logiciel, pour conserver les dynamiques de proximité et laisser le facteur humain au centre du fonctionnement des salles digitales, les équipements tels les écrans interactifs sont intéressants. Ces solutions interactives tout-en-un présentent un certain nombre d’avantages :
- Utiliser la visioconférence en complément de la solution de lean management, développe la communication entre les équipes sur plusieurs sites
- Le confort visuel d‘affichage et le tactile permettent aisément la manipulation directe du logiciel sur l’écran lors des réunions. Un atout pour capter l’attention et faire des présentations sur les salles virtuelles de lean management.
- La sécurité et le stockage des données est beaucoup plus assuré
- Les fonctionnalités de connexion et projection d’écrans à distance : plus besoin de connectiques et de câbles, … elles font économiser du temps. Le partage de documents est simplifié
- Les écrans interactifs permettent d’annoter ou dessiner très facilement, ce qui est idéal pour les brainstormings lors des lancements de projets
D’une manière générale, on optimise le temps passé pour les réunions. On parle ici d’une économie de 50% du temps. Un temps qui se réduit non seulement pour la réunion en elle même mais aussi en termes de préparation de réunion et de suivi post réunion.
L’avantage incontestable de l’association logiciel avec un écran interactif est la simplicité de prise en main pour chacun des deux aspects. Ce côté intuitif et ergonomique permet une appropriation rapide de ces nouveaux outils par les équipes. Encore faut-il bien cibler les problématiques propres à l’entreprise et proposer une solution qui réponde à des besoins énoncés par les équipes. Il est impératif de bien choisir et configurer écrans et logiciels.
D’une manière générale, on optimise le temps passé pour les réunions. On parle ici d’une économie de 50% du temps. Un temps qui se réduit non seulement pour la réunion en elle-même mais aussi en termes de préparation de réunion et de suivi post réunion.
Certaines sociétés comme PSA, Sanofi ou Safran commencent à utiliser ce type de solutions. Le management visuel digital est simple à mettre en place, et la réussite de son implémentation dépend essentiellement de la maturité de l’entreprise. La technologie rend cette approche plus simple et accessible pour le plus grand nombre.
En conclusion, cette évolution qui passe par le digital crée une véritable rupture dans les méthodes de management et ouvre de nouvelles perspectives à la collaboration à distance en entreprise.
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