État des lieux des moyens courants de communication digitale
La transition numérique des entreprises a fait émerger un grand nombre de solutions pour aider à la bonne marche de l’entreprise, elle introduit de nouveaux usages. C’est un secteur en plein boom, et la tendance dominante de ce marché s’oriente vers l’unification des solutions de collaboration /contenu et des solutions de communication à distance / visioconférence. C’est ce qui explique l’essor de Slack, ou Microsoft teams, qui se positionnent sur ce nouveau créneau. Le dossier comparatif des solutions de chat professionnels est d’ailleurs à lire dans cette même section.
Qu’est ce que le « chat » ? dans cet article nous utiliserons le terme anglais “chat” qui désigne les messageries instantanées (se prononce tchate), au Québec, on utilise également le mot clavardage. Ces services de communication directe sont apparus au début des années 1990 et ont été utilisées d’abord par les communautés d’informaticiens, les chats d’entreprise ont émergé depuis 2016 (non 2012). Un autre article sur l’évolution de l’adoption des outils chat ici.
Dynamique de collaboration de entre solutions de visioconférence, de stockage Cloud et les écrans interactifs.
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VoirLes limites des moyens de communication conventionnels
Les moyens usuels de communication en entreprise sont les mails et les téléphones.
Les téléphones permettent la transmission directe des informations mais ne permet ni d’avoir le langage corporel ni de transmettre les documents.
Sachant que la communication ne passe pas que par l’écrit mais tient aussi à beaucoup au non verbal, les moyens de communications d’entreprise ont alors naturellement évolués vers les systèmes de visioconférences (voir article). Cependant il n’existe pas de standard dans la communication visioconférence, ce qui contribue à grandement augmenter le nombre de plateformes et amène à un effet de dispersion entre les différents systèmes. De plus la transmission de documents n’est pas toujours de mise avec ce type de solution.
Enfin en entreprise on se sert essentiellement des mails pour échanger documents et informations par écrit, dans un cadre formel et direct. Mais la faille des messageries mails c’est que plus il y a de monde, plus il y a d’informations, plus la lisibilité devient difficile. Les systèmes de tri et de valorisation des informations, deviennent indispensables pour s’y retrouver et, surtout, gagner du temps.
Les emails, moyen de communication incontournable
Les mails se sont imposés comme le moyen standard pour communiquer de manière officielle, à l’interne et vers l’extérieur de l’entreprise. Ils ont à la fois une vocation informative/d’échange mais peuvent aussi servir de moyen de stockage plus ou moins indirect.
Les deux avantages principaux de l’email résident dans son extrême simplicité d’utilisation et la gestion asynchrone des communications (on envoie un mail sans devoir s’assurer de la disponibilité de l’interlocuteur). Pour terminer, comme nous l’avions évoqué les mails ont une vocation informative d’échange mais aussi de stockage. Ces dernières années ont favorisé cet usage avec l’extension des limites de stockage associées aux comptes mails (de 25 Mo à plus d’un Go pour un compte hotmail par exemple).
La visioconférence
Dans un environnement de travail qui s’externalise beaucoup , équipe distante, multisite, télétravail… on a voulu limiter la logistique liée aux déplacements et pouvoir communiquer au mieux en réunion. La visioconférence est donc un usage qui s’est rapidement propagé en entreprise car il permet, entre autre, de coupler la communication orale, visuelle et depuis quelques années le partage de documents.
Les Chats d’entreprise
Ils font partie des usages les plus récents en matière de communication d’entreprise. En effet, les chats d‘entreprises type Slack, Teams, Discord … sont en phase avec le développement des services cloud * (*voir article complet sur les clouds ici) et proposent des solutions très complètes dans le domaine des communications, du partage des documents et leur organisations.
Qu’est-ce qu’un chat d’entreprise ? Un chat d’entreprise est un programme qui rassemble dans une même fenêtre:
– les conversations instantanées, les visioconférences
– les fichiers
– les discussions groupées (par équipes de collègues / thématiques) /conversations “privées” (1 à 1)
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Le fonctionnement des chats d’entreprise repose sur un système de salon, de chaîne et de liste d’utilisateurs directs. Autrement -dit, ils proposent de diviser des discussions de groupes en fonction d’un thème (“création de chaînes “) type : équipe, projets … à un ensemble défini d’utilisateurs de l’application. On peut gérer les autorisations d’accès à ces différentes chaînes et ainsi structurer la diffusion d’informations contrairement aux mails. Ce qui s’applique aussi pour le partage de fichiers : Si ces derniers sont synchronisés sur le cloud, ils permettent le travail en collaboration et garantissent l’accès permanent à des fichiers synchrones. |
Illustration avec slack
L’avantage d’un chat d’entreprise tient aussi à ses fonctions de recherche et filtres, c’est une manière ultra rapide de retrouver des conversations ou des fichiers joints. D’autres fonctionnalités comme la visioconférence, les notifications et l’ajout de plugin (compatibilité avec d’autres flux de travail) transforment ces chats d’entreprise en d’excellents outils de réunion, de gestion projets ou d’animation au sein de l’entreprise.
En résumé, les 3 avantages principaux de la communication par chat d’entreprise sur la communication par email sont:
1) Le chat crée des communications plus « directes » et organisées que les emails : Ces derniers ne sont pas vraiment adaptés au dialogue rapide. Imaginons que vous entamez une communication par mail pour savoir où se trouve un dossier avec votre collègue Cynthia. Mais sa réponse est peu claire, et finalement vous avez besoin de faire de nombreux aller retours par mails successifs et courts. C’est le meilleur moyen d’encombrer très vite votre boîte mail avec du “spam”. Les mails n’ont pas un format adapté aux conversations courantes, au contraire des chats. Eux, ont la vertu d’être moins intrusif que le téléphone. Ils permettent de communiquer de façon plus directe, sans monopoliser l’attention.
2) Le chat d’entreprise rapproche les collègues distants : dans une organisation classique, l’éloignement est un handicap pour un membre de l’équipe. Un collègue distant est coupé de communications informelles qui se créent spontanément dans des lieux comme la cafétéria, la machine à café… Le chat d’entreprise facilite la communication directe et informelle entre les membres d’une équipe; la simplicité de mise en œuvre d’une visioconférence à la volée donne une dimension de proximité. Enfin l’affichage du statut des différents membres d’une équipe représente en direct l’équipe en action, comme si elle partageait un même bureau.
Illustration; statut des membres dans le logiciel Slack
3) Les chats d’entreprise facilitent l’assistance entre collègues : ces outils facilitent les communications transversales. Chacun est présenté au même niveau; les communications ciblées ne sont pas freinée par les “gradients d’autorité” ou “l’étiquette de communication”. D’autre part les “threads” , permettent de communication collective autour d’un sujet, on documente les solutions, les membres de l’équipe peuvent documenter les solutions à même l’outil.
| On peut comparer ces chats d’entreprise à des sortes de mini réseau sociaux d’entreprise. En conclusion on peut dire qu’ils facilitent une communication de proximité entre les utilisateurs avec sa diffusion d’informations organisée et ses fonctionnalités de messagerie de groupe et privée. |
Tableaux de comparaison des qualités de moyens de communication digitaux
| Communication Synchrone |
Communication Asynchrone | Non verbal | Partage de documents | |
| Tel | ***** | # | * | # |
| *** | ***** | # | *** | |
| Visio | ***** | ** | **** | * |
| Chat d’entreprise | **** | ***** | ** | ***** |
***** spécialisé **** bon *** moyen ** faible * très peu adapté # non adapté
Pour en savoir plus sur ces solutions de chat d‘entreprise retrouvez notre benchmark sur le sujet ici
Revue des moyens de stockage et d’échange de fichiers
Au début de la micro-informatique, les utilisateurs s’échangeaient des supports de stockage de fichiers (disquettes, bandes magnétiques) main à la main ou …. par la poste, aujourd’hui les moyens se sont élargis.
Avec l’adoption des outils numérique par les entreprises, les documents se sont virtualisés, et il a vite fallu penser à une manière de les stocker et de partager les documents en commun.
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La norme de stockage et de partage des fichiers sur un serveur (un ordinateur central) ont été codifiés dans le système Unix, Le système gère des sessions d’utilisateurs authentifiés, chaque utilisateur, en fonction de ses droits a accès en lecture, modification et exécution à certains fichiers.Chaque fichier ou dossier porte ses propriétés de partage. C’est un système très efficace, qui a été reconduit dans d’autres systèmes d’exploitation (windows server notamment)Cela fonctionne bien…
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Problème: La gestion des droits des utilisateurs passe nécessairement par l’administrateur. Ce qui rend le système assez rigide et peu adaptatif. Et il n’est pas conçu pour les partages externes à l’entreprise.
Les pièces attachées aux emails, solution alternative pour les échanges /stockage de fichiers
Le serveur de fichiers est concurrencé par les envois d’email avec pièces jointes. En effet le mail permet de contourner les contraintes de partage du serveur de fichier. Si votre(vos) destinataire(s) n’accède pas à votre serveur de fichiers ; la pièce jointe vous permet le partage facile des documents.
Prenons un exemple :
Soient Guillaume et Mathieu qui travaillent dans des bureaux d’études sur deux sites industriels de la même entreprise, ils travaillent sur des projets communs ; et ils travaillent également régulièrement avec un consultant extérieur à l’entreprise : Max.
Max n’étant pas dans la même entreprise que Guillaume et Jean, on comprend aisément qu’il communique ses fichiers avec ces derniers par email. D’autre part ; même si ils font partie de la même entreprise, Guillaume et Mathieu ne pourront pas partager leurs fichiers à l’aide des serveurs de fichiers car ils ne travaillent pas dans le même département, pas sur le même réseau local. En effet dès que les collaborateurs ne sont pas dans la même « boucle réseau local », qui reste liée à leur site ; les échanges de fichiers se font grâce aux emails.
| Mais, par rapport aux serveurs de fichier, les emails ont un inconvénient. Les renvois successifs pour avoir la dernière version du fichier saturent les boites mail et augmentent le risque que les collaborateurs ne soient pas en possession de la bonne version des documents. On a alors réalisé que les échanges par mail ne permettent ni une organisation ni un stockage fiable. |
Les solutions de partage de fichiers dans le cloud
L’inconvénient majeur des serveurs de fichier, nous l’avons vu, c’est l’échange avec l’extérieur de l’entreprise ou des équipes distantes. Il est compliqué et nécessite toujours l’envoi de mail. Dans un contexte, où on assiste à l’essor du travail à distance et des équipes “nomade” : Les systèmes cloud ont fait naturellement leur apparition. L’expansion des solutions cloud (voir article ici) s’explique notamment par son stockage en ligne qui vous permet de pouvoir accéder à vos fichiers et de les modifier de n’importe où à partir du moment vous êtes connectés à internet.
Ces solutions ont la même logique que les serveurs de fichiers, mais elles facilitent considérablement leur partage, car elles s’appuient sur le réseau Internet pour échanger les flux d’information. Elles permettent ainsi d’échanger les fichiers :
– vers des sites distants
– vers des personnes ne faisant pas partie de la même entreprise, en attribuant des autorisations temporaires.
Dans le cas cité dans la partie précédente : Guillaume, Mathieu et Max peuvent facilement partager des fichiers.
Tableau de comparaison des qualités des moyens de stockage
| Organisation | Partage de documents | Accessibilité | Collaboration | |
| Serveurs de fichiers | ***** | ** | * | ** |
| Serveurs Cloud | ***** | **** | ***** | *** |
| * | ***** | ** | # | |
| Chat d’entreprise | **** | **** | ***** | **** |
***** spécialisé **** bon *** moyen ** faible * très peu adapté # non adapté
Découvrez en plus dans notre article Benchmark de ces nouvelles solutions de chat d’entreprise
Pourquoi est ce que les chats d’entreprise ne sont pas qu’un effet de mode ?
La tendance en entreprise est à la communication efficace et personnalisée entre les collaborateurs. Si les qualités humaines pour la communication sont indispensables, les chats d’entreprises facilitent grandement cette tâche.
Surtout qu’à l’ère du Cloud, les applications type SAS se multiplient et que les flux de travails se retrouvent dispersés dans les multitudes des systèmes existants. Le besoin de systèmes unifiés commence à être présent. (c’est à dire : Les systèmes qui permettent la compatibilité et le regroupement des différents flux de travail au même endroit ) Les chats d’entreprise fonctionnent sur ce principe avec leurs multiples intégrations de solution business (Trello, Salesforces …)
Ces derniers ne font que centraliser les fonctions sur une même plateforme. Leur autre point fort vient de leurs outils de tri et de recherche. D’une manière générale, ils permettent une meilleure structure des informations. Et les possibilités de chat donnent un effet de proximité, pratiquement de réseau social d’entreprise.
| Les chats d’entreprise sont amenés à durer dans le temps : ils répondent aux besoins de partage d’information et de collaboration dans des équipes physiquement distantes. Très vite adoptées dans les startup, de petites sociétés agiles n’ayant pas toujours de locaux et engageant beaucoup de consultants, ces solutions sont de plus en plus utilisées dans les grandes entreprises. |
Utiliser les chats d’entreprise avec un écran interactif
3 collaborateurs avec l’application SLACK
L’écran interactif, dont l’usage le plus répandu reste la réunion en présentiel et à distance, permet, grâce à son grand affichage, de focaliser l’attention de l’équipe et d’avoir une vraie dynamique collaborative. Avec les chat d’entreprise que nous venons d’évoquer, l’écran interactif gagne beaucoup en temps d’organisation.
Sur une réunion en présentiel, les chaînes souvent créés en fonction des thématiques, permettent de se retrouver facilement aux dernières mises à jour d’un projet, évitant de ramener des fichiers à partir d’une clé USB par exemple, ainsi que d’accéder à l’ensemble des fichiers rattachés à une chaîne.
Pour les réunions à distance les chats permettent de faire des appels en visioconférences et de partager très facilement les fichiers en direct depuis l’application.
