Vous vous êtes équipés en écrans interactifs, voici quelques conseils pour en tirer le meilleur parti en réunion. En effet, utiliser un écran interactif dans une salle de réunion rend ces derniers plus productifs.
Arrêter de projeter
Bien souvent, l’écran interactif vient en remplacement d’un simple vidéoprojecteur. Étant donné les limites de ce type de matériel, les réunions s’organisaient souvent avec tout le monde à sa place et la personne qui souhaitait manipuler la projection le faisait également de son siège.
Le résultat était que les auditeurs devaient à la fois porter leur attention sur ce qui était projeté et sur la personne qui parlait et qui était généralement dans une direction très différente de celle de l’écran de projection.
L’écran interactif, comme son ancêtre le tableau interactif, permet à la personne qui parle de piloter sa présentation directement depuis l’écran. Ainsi, les spectateurs peuvent se concentrer réellement sur la personne qui intervient. C’est un énorme bénéfice qui justifie à lui seul l’équipement des salles de réunion. Mais encore, il faut apprendre à bien utiliser un écran interactif dans une salle de réunion.
Le premier point est donc de se lever de sa chaise pour aller à l’écran.
Faire interagir les participants
Dans « Des cailloux dans les choses sûres » Didier Nordon raconte que dans une université américaine, il y a des détecteurs sur les sièges chargés de détecter la perte de vigilance des spectateurs.
Si un trop grand nombre d’entre eux sont somnolents, une « panne » est créée qui empêche la suite de la présentation. L’honneur du présentateur est sauf et la sieste des participants est interrompue, ce qui leur permet de retourner à des tâches plus productives.
Dans vos réunions avec vidéoprojecteur et un intervenant qui vous présentait des diapositives insipides, reconnaissez que certains étaient tentés de s’évader de la séance de torture. Utiliser un écrans interactif dans une salle de réunion est une excellente solution pour satisfaire tout le monde.
S’il est difficile de dire à une personne que ses « PowerPoint » sont insipides et soporifiques, il est en revanche plus aisé de l’inciter à exploiter les possibilités d’utiliser l’écran interactif pour revoir complètement ses pratiques.
Le principe de base est de faire participer l’auditoire.
Bien sûr, la participation doit être réelle et efficace et pas seulement un prétexte. Si la participation se résume à faire répondre à des questions, c’est très pauvre.
Il est plus efficace et surtout utile de créer grâce aux interactions du groupe.
Partir d’une page blanche
L’illustration ci-dessus est une caricature de ce qu’il ne faudrait pas présenter à un auditoire pour de multiples raisons :
- C’est illisible, car les polices de caractères sont trop petites. Il est conseillé pour une présentation de ne jamais utiliser de corps inférieurs à 24 points.
- Il y a bien trop d’informations et il est impossible de suivre la présentation de ces différents points. Si la présentation de ce document est obligatoire, il vaut mieux le donner sous forme papier ou numérique pour une consultation avant la réunion ou après la réunion.
- Les effets de couleurs ne facilitent pas la lecture des textes.
- La présentation exhaustive de ce document va prendre des heures et seule la personne qui présente va s’y retrouver.
- Si le public n’est pas d’accord avec un des aspects du document, il est impossible de le modifier.
Nous verrons dans l’article sur le Remue-méninges (brainstorming) avec un écran interactif comment le faire au mieux, mais dès à présent, considérons que c’est une piste de travail.
Dans cette illustration, on part d’une question, par exemple, comment réaliser les prototypes. Deux propositions ont été faites, en interne et en externe. En suivant la branche interne, deux voies ont été proposées, la réalisation d’objets en 3D et la simulation virtuelle.
À ce stade, on se rend compte que développer la branche « externalisation » n’est pas forcément pertinent et qu’il sera plus judicieux de l’envisager si les techniques souhaitées ne sont pas réalisables en interne.
Si on avait proposé, comme dans l’exemple précédent, un organigramme complet, ce point ne serait sans doute pas apparu dans la discussion et le présentateur aurait répété les mêmes choses pour l’externalisation, pris par l’épluchage minutieux de son document.
Analyser un élément
Les écrans interactifs sont généralement livrés avec un logiciel dédié qui permet de créer un document en direct.
On peut donc y partir de la page blanche, mais aussi d’un élément, texte, image, dessin, photographie, vidéo qui servira de graine pour faire éclore la discussion et les échanges.
La personne qui gère la réunion peut facilement écrire, dessiner, annoter au fur et à mesure et ainsi, tous les participants peuvent ajouter leur pierre à l’édifice.
Le principe est que mettre en œuvre plusieurs cerveaux est plus efficace que de n’en utiliser qu’un seul. En confrontant les idées, en explorant les hypothèses, on arrive généralement à une solution plus aboutie.
L’écran interactif est un atout essentiel pour ce type de travail, car sa taille et sa facilité d’utilisation permettent à l’animateur de réagir rapidement et avec efficacité.
Faut-il abandonner les logiciels de Préao ?
Les logiciels de Préao comme PowerPoint, Prezi ou Keynote demandent une grande préparation en amont et une faible participation de l’auditoire.
On notera toutefois la façon de l’utiliser qu’en avait Steeve Jobs, il racontait une histoire avec en toile de fond une image avec un fort impact visuel, tout le contraire de ce que l’on voit trop souvent.
Cependant, même si la manière de Steve Jobs est très efficace, on peut aller encore plus loin avec les logiciels dédiés aux écrans interactifs en donnant réellement la parole aux participants.
Collaborer est un excellent moyen d’utiliser un écran interactif dans une salle de réunion
En effet, la taille de l’écran interactif permet d’y travailler à plusieurs. Cela est particulièrement intéressant pour de petits groupes de deux à quatre personnes. Au-delà, les autres participants ne voient plus l’écran, car il est masqué par ceux qui sont devant et donc, ils sont de fait exclu du travail.
Un remède à cela est de connecter l’écran aux matériels des participants. C’est le principe du BYOD (Le BYOD est l’acronyme anglais de « Bring Your Own Device » ; sa traduction française AVEC pour « Apportez Votre Équipement de Communication ».
Les écrans spécialisés dans les réunions permettent de dialoguer avec ces matériels, de plusieurs façons. En autorisant le périphérique annexe à prendre la main sur l’écran [mais cela est peu intéressant dans la mesure où on régresse vers l’usage type « vidéoprojecteur »] et plus intéressant, en permettant aux périphériques distants d’envoyer sur l’écran des idées, des dessins, de répondre à des questions…
Se réunir à distance
Un autre atout permis par l’informatique est la réunion à distance. Le groupe qui se réunit peut ainsi faire appel à un spécialiste pour les aider à réfléchir à une question, ou tout simplement intégrer un membre de l’équipe qui n’est pas en présentiel pour telle ou telle raison.
Nous avons vu dans l’article sur les caméras comment utiliser cet outil, nous n’y revenons donc pas, mais il convenait d’évoquer ce point ici.
Préparer sa réunion
La première chose est de réfléchir au message que l’on veut faire passer, ou au but du travail proposé. On se concentrera sur ce point en cherchant l’élément déclencheur qui sera le plus efficace.
On a bien compris que ce ne sera pas un PowerPoint intégralement terminé, mais plutôt une ou deux diapositives laissant la place aux participants.
On peut aussi demander aux futurs participants de visionner une vidéo, lire un document ou réfléchir à une question avant la réunion.
Cela permet de se concentrer sur ce qui nécessite des apports multiples, sur ce qui peut se discuter, s’améliorer, se créer. Cela évite que le gros de la réunion soit mangé par la présentation d’informations qu’il aurait été plus rapide de diffuser d’une autre façon.
Et surtout, on établit un programme, un fil directeur, un ordre du jour qui permettra de ne pas oublier de points essentiels, tout en restant concis pour éviter de trop faire durer la réunion.
Il existe aussi des systèmes de réservation de salles, qui peuvent même être adressés depuis l’agenda des participants. Cela permet de réserver le créneau de salle et d’inviter toutes les personnes pressenties.
Envoyer le compte rendu de la réunion
En général, la réunion donne lieu à la réalisation d’un résumé et d’une to-do list [liste des choses à faire après la réunion].
La possibilité de récupérer ce qui a été réalisé sur l’écran interactif, d’en améliorer éventuellement la forme et surtout de le diffuser, notamment sous forme de PDF, est un point très important.
Les participants ont moins besoin de prendre des notes, car ils savent qu’ils auront ces éléments en fin de réunion. Cela leur permet d’être plus attentifs. Certains seront même fiers de voir que leurs idées se retrouvent directement dans le document final.
Le résumé reste cependant important, mais il pourra être très succinct puisque les participants pourront se reporter au document produit. Les longs et pénibles verbatims sont désormais totalement inutiles.
Cet article fait partie d’un dossier dédié à l’écran interactif en salle de réunion. Les autres sujets traités dans ce dossier ci-après
• Quelle taille pour un écran interactif en salle de réunion ?
• Quel support pour un écran interactif en salle de réunion ?
• Quel ordinateur pour un écran interactif en salle de réunion ?
• Quelle caméra de visioconférence pour un écran interactif en salle de réunion ?
• Quel prix pour un écran interactif d’une salle de réunion ?
• Comment faire un brainstorming sur un écran interactif en salle de réunion ?
