Le tableau interactif pour mieux collaborer
Pour mieux comprendre, rappelons ici la définition de « collaborer » : Travailler et réfléchir ensemble pour atteindre un objectif.
La notion de collaboration en entreprise est essentielle, il s’agit de coordonner les idées variées de nombreuses personnes afin de produire un travail commun.
De nombreux outils et médias se sont développés ces dernières années pour améliorer les manières de collaborer :
- Applications : messagerie instantanée, partage de fichier, bureaux virtuels (cloud)
- Matériels : vidéoprojecteur, visio-conférence, tableaux interactifs
Ces applications et matériels ont contribué à repousser les limites de la collaboration entre personnes d’une même équipe, partenaires, fournisseurs et clients. Les échanges entre personnes se sont multipliés et fluidifiés. Parmi toutes ces innovations, le tableau blanc interactif est certainement le plus fort vecteur de changement dans la tenue de réunion de travail en entreprise. Apparu au début des années 2000, il a ouvert une nouvelle voie dans la pratique de la collaboration. La technologie interactive, associée à un vidéoprojecteur ou un grand écran tactile, permet aux utilisateurs d’interagir directement sur la surface projetée via le doigt ou un stylet, dans un environnement dynamique et interactif.
Tous les outils et ressources sont disponibles à portée de main, que l’on soit en présentiel ou plusieurs groupes de personnes à distance. Chaque participant d’une réunion peut visualiser les ressources projetées (documents, vidéos, sites internet ou fichiers multimédia), pendant la présentation. La majorité des utilisateurs lui confère des attributs dithyrambiques. Prises de décision plus rapide et mieux documentées, augmentation de la productivité en réunions et en formations, réduction des risques par une meilleure prise de décision et un taux d’innovation amélioré. Lire aussi « La révolution des solutions collaboratives dans l’entreprise » (1er onglet de l’offre entreprise)
Interagir
Le tableau interactif apporte de nouvelles fonctionnalités. Le tableau ci-dessous présente les différents apports du tableau interactif dans le cadre d’une collaboration :
Les fonctionnalités d’annotations diffèrent selon le logiciel utilisé, les « tbiciels* » étant les plus intéressants pour la manipulation du TBI car ils offriront des couches supplémentaires. Un logiciel TBI donnera la possibilité par exemple d’annoter et de surligner des données sur un document office (Excel, Word…) ou d’afficher plusieurs documents côte à côte sur la surface de projection. Le TBI permet avant tout de libérer la surface de travail, jusqu’alors trop figée. Il permet l’interaction entre les participants et se nourrit des interventions et des idées prises à la volée de chacun.
Retenons donc qu’un tableau blanc interactif utilisé en réunion de travail permet une collaboration d’un niveau supérieur.
- L’attention : Le TBI permet de capter l’attention des participants sur une présentation.
- Ressources à portée de main : Le TBI donne instantanément accès toutes les ressources qu’il était difficile jusqu’alors de partager spontanément pendant une présentation sans contraintes techniques.
- Annotations : Le TBI permet de rédiger des notes et d’annoter des documents puis de les enregistrer et de les diffuser par email aux participants d’une réunion.
Exemple d’utilisation du TBI pour collaborer
Réunions de tous les jours :
Lors des réunions quotidiennes, quel que soit le sujet et le niveau hiérarchique des participants, le tableau interactif apporte une vraie valeur ajoutée. Les participants sont actifs pendant la réunion, ils peuvent intervenir et annoter le document projeté. Le document est un concentré de tout ce qui est dit en réunion. Le contenu est produit au fur et à mesure de la réunion (Co-création). C’est un gain de temps pour le présentateur, un gage d’exhaustivité du contenu et un stimulant pour les participants. La facilité de prise de note, d’enregistrement et de diffusion permet de limiter considérablement les pertes d’idées.
Le Brainstorming (remue-méninges)
Le tableau interactif permet d’élargir les possibilités créatives et le périmètre de réflexion. L’accès direct à toutes les ressources possibles (documents sur le serveur de l’entreprise, le cloud et internet) favorise la libération des idées sans contraintes techniques. Les participants écrivent leurs idées à l’encre numérique sur le tableau, ou sur leur smartphone, ces dernières apparaissent en temps réel sur le tableau via une appli, ensuite, l’animateur n’a qu’à les hiérarchiser ou les assembler en fonction des objectifs par un simple glisser/déposer tactile à la manière d’une carte mentale (Mind-Mapping). Les participants voient se dessiner sur le tableau la construction de leur travail réalisé collectivement, se sentant ainsi davantage concernés et acteurs d’un projet.
« L’utilisation du TBI embarque l’intelligence collective autour de projets innovants et stimule la co-création. »
Travailler en équipes à distance
Avec le tableau interactif, les participants peuvent afficher chacun leurs documents sur un même écran. Le rapprochement des documents via un écran interactif, va permettre de comparer, annoter, et…prendre des décisions en bonnes connaissances de cause.
A distance, la collaboration entre plusieurs équipes devient un défi. Le partage d’écran à distance donne la possibilité à des équipes réparties dans le monde d’assister à la même présentation au même moment, d’interagir de la même manière qu’en réunion présentielle et de travailler ensemble sur des documents et les annoter.
Les logiciels TBI performants
Un logiciel TBI va offrir des fonctionnalités pratiques pour mieux interagir sur la surface : partage d’écran, reconnaissance d’écriture, décomposition d’un processus, facilité d’annotations et de modifications à postériori.
D’autres utilisations
Le TBI est aussi un outil performant pour faire des présentations en réunion : voir la page présenter
Le TBI est aussi utilisé pour gérer des projets à plusieurs et en multi-sites si besoin : voir la page planifier
Le tableau interactif est un nouvel outil performant pour les formateurs: voir la page former
Mais concernant la France, est-elle le vilain petit canard de la culture de collaboration?
