Fluidifier les échanges, une question vitale pour les entreprises…
De tout temps, les entreprises ont cherché à améliorer leurs performances, à augmenter leur productivité, à réduire leur frais (de transport, de communication et de déplacement notamment) pour tout simplement être compétitif, encourager leur croissance et atteindre l’objectif principal : créer de la valeur !
Aujourd’hui plus que jamais, les technologies numériques sont un vecteur essentiel et incontournable pour créer de la valeur en entreprise. La voix (Audioconférence), la vidéo (visioconférence) et le partage de document (messagerie et partage d’écran) ont naturellement trouvé leur place dans le quotidien professionnel.
Aujourd’hui, les solutions interactives sont le dernier maillon de la chaine pour une collaboration d’équipe dynamique et efficace.
Dans l’histoire moderne les nouvelles technologies ont révolutionné notre environnement de travail et la manière dont les entreprises communiquent avec leurs clients, fournisseurs et collaborateurs. Chaque grande nouvelle avancée technologique a permis de démultiplier la productivité et donc créer un avantage concurrentiel déterminant face aux acteurs qui tardaient à l’intégrer dans leur environnement de travail. La question de l’utilisation des technologies numériques en entreprise est aujourd’hui stratégique et vitale. Nous avons tous été témoin de la fin des courriers postaux au profit des emails, de la fin des cartes routières au profit du GPS, du développement des téléphones portables, etc … et nous avons tous conscience que ces nouveaux outils ont permis d’accélérer et de fluidifier les échanges entre les individus. Il est évident qu’une entreprise peut difficilement s’en passer aujourd’hui pour rester compétitive.
La révolution des solutions collaboratives dans l’entreprise
Toutes les études sérieuses sont au moins d’accord sur ce point : Les entreprises ayant intégrées les solutions collaboratives dans leur processus de travail ont fortement augmenté leur efficacité. Si l’impact des solutions collaboratives varie en fonction du secteur d’activité de l’entreprise et de la fonction propre à chaque utilisateur, on relèvera ici celles qui sont le plus remarquées :
- Taux d’innovation accrus – jusqu’à 3X
- Prise de décision plus rapide, en toute connaissance de cause – 2X ou plus
- Productivité supérieure dans les réunions – jusqu’à 2X
- Productivité accrue en termes de formation – jusqu’à 2X
Les solutions collaboratives, qu’est que c’est ?
Les solutions collaboratives sont considérées comme tous produits technologiques, logiciels et services qui facilitent le processus du travail collaboratif, l’apprentissage ou l’interaction, que ce soit entre collègues sur un même lieu de travail ou situés sur des sites distants. Les exemples les plus connus sont la visioconférence, l’audioconférence et la technologie de tableau blanc interactif. Aujourd’hui un nouveau concept de « solutions de collaboration visuelle » émerge.
Les solutions de collaboration visuelles fournissent un ensemble entièrement intégré qui englobe des écrans interactifs, des logiciels de collaboration, des options de collaboration à distance, des services, des formations, et la compatibilité avec d’autres outils logiciels de pointe.
Collaborer, présenter, former, planifier : voilà autant d’actions qui animent la vie d’une entreprise au quotidien. L’efficacité de leur mise en œuvre est un élément fondamental de la performance globale d’une entreprise, à court et long terme. Si les solutions collaboratives ont un impact aussi fort sur la productivité, les prises de décision et sur le l’innovation (voir : La révolution des solutions collaboratives dans l’entreprise), c’est précisément parce qu’elles agissent directement sur ces actions clés et les ont révolutionné.
Le matériel et logiciels collaboratifs existants
1. Les solutions interactives.
Il existe quatre types de tableau blanc interactif : Le TBI ou le TNI, le VPI, les écrans LED interactifs et le DMI. Tous permettent de transformer une salle de travail classique en un espace de travail professionnel interactif (au cours d’une réunion, intégration en temps réel des remarques et idées des participants sur un même document projeté sur le grand écran interactif). Le confort d’utilisation, la simplicité de navigation et la puissance du logiciel interactif varie en fonction des fabricants.
Côté matériel, on appréciera des touches de raccourcis sur le plumier permettant d’accéder aux outils les plus fréquemment utilisés, les enceintes intégrées, ainsi que de nombreux ports de connexion habituellement cachés à l’arrière des dispositifs.
Côté logiciel interactif, les leaders du marché ont su mettre à profit de leur client, plus de 20 ans de retour d’expérience utilisateurs, pour intégrer les outils les plus utilisés en réunion de travail. Le logiciel doit être simple et intuitif (pour permettre une prise en main rapide d’une personne étrangère à l’entreprise), interopérable avec les logiciels les plus utilisés (par exemple avec les logiciels du pack office de Microsoft) et suffisamment complet (notamment en proposant aux utilisateurs une importante bibliothèque de ressources, ce qui contribuera à gagner beaucoup de temps et de la clarté).
2. Les solutions de visioconférence
La visioconférence (aussi appelé vidéoconférence) permet à deux ou plusieurs individus de se voir et de communiquer à distance. En entreprise, la visioconférence a depuis longtemps trouvé sa place en créant des économies sur les déplacements, en améliorant le travail en équipe, la productivité et la prise de décision.
Dans toutes les entreprises, elle abolie les distances et assure ainsi une meilleure disponibilité des individus, contactés dans leurs environnements de travail, et facilite la communication pour une meilleure collaboration. Par exemple dans l’industrie, elle permet d’observer de gros plans de composants ou les détails d’un prototype. Dans le médical, elle permet de mettre en communication à distance, un médecin généraliste avec un médecin spécialiste.
Il existe trois types de solutions de visioconférence : les systèmes de salle, le web conférence et les systèmes hybrides. Les principaux critères qui les différencient sont : Le confort visuel, la compatibilité des systèmes, la possibilité de prendre en main un document à distance et la sécurisation des données.
- Les systèmes de salle : Ces systèmes offrent généralement une vidéo de qualité (écrans avec projecteurs ou écrans plasma de grande taille). Ils sont associés à une caméra haut de gamme, un son Hi-Fi. Les données sont cryptées par un encodeur/décodeur permettant une bonne sécurisation des données et un transfert de données moins gourmand en bande passante. Les fabricants se sont entendus sur un protocole standard (H323 & SIP) assurant l’interopérabilité entre les systèmes de salles. Le système de salle le plus couramment utilisé est destiné à réunir 2 à 10 personnes. Mais il existe également sous forme d’un terminal individuel ou sous forme d’un amphithéâtre immersif dans sa version la plus haut de gamme.
Photo : système de salle AVer
- Le web conférence: De nombreux logiciels permettent d’établir une communication audio/vidéo entre ordinateurs personnels, proposant une messagerie instantanées, la VoIP et le partage d’écran (par exemple : Skype ou Webex). Certains logiciels spécifiques de visioconférence sur PC, sont associés à des services complémentaires : annuaire, conférence document, couplage avec le téléphone (Skype for Entreprise – Lync). D’autres systèmes fonctionnent également depuis un navigateur web, sans que l’installation d’un logiciel ne soit nécessaire (par exemple : Google Hangout). Le web conférence est essentiellement utilisé pour des communications de personne à personne à contrario des systèmes de salle qui sont plus adaptés à des communications multipoints de groupe à groupe. Elle est également adaptée à la formation car elle permet à une personne seule de faire une présentation suivie à distance par un nombre illimité d’invités.
- Les systèmes hybrides: Il y a encore peu de temps, les systèmes de salle et les logiciels de web-conférence n’étaient pas interopérables. Il était alors impossible pour un système de salle d’inviter une personne connectée à internet sur son poste de travail ou un smartphone, en utilisant Skype par exemple. Aujourd’hui les plus grands fabricants ont créé des ponts entre les décodeurs des systèmes de salle et les logiciels de web conférence les plus répandus, ce qui contribue fortement à démocratiser l’usage de la visioconférence en environnement professionnel.
3. Le nec-plus-ultra : La Visio-collaborative
Depuis l’essor des solutions interactives, la visioconférence est devenue pour de nombreuses sociétés, un véritable outil de prise de décision et un facteur de compétitivité non négligeable.
Un bon système de visioconférence permet de communiquer par la voix, la vidéo et le partage d’écran. Deux sites distants peuvent alors s’entendre, se voir et discuter autour d’un document vu simultanément. En ajoutant une quatrième brique qui est « l’interactivité », on forme alors l’outil de Visio conférence collaborative le plus performant qu’il soit.
Le couple : système Visio + solution interactive constitue le nec-plus-ultra de la communication à distance dans un environnement professionnel. La Visio-collaborative vous permet non seulement de communiquer avec n’importe qui connecté à n’importe quel périphérique (pc, tablette, smartphone, système de salle), mais également de collaborer à distance sur un même document, en le faisant évoluer à l’envie avec les outils et les ressources mis à portée de main par un tableau blanc interactif.
Quelle solution choisir ?
Le choix du matériel et d’un logiciel collaboratif dépend de plusieurs critères qu’il faut évaluer avec soin pour s’adapter au mieux à votre situation personnelle. Ce choix aura un impact plus ou moins important par fonction, par secteur d’activité, par environnement (en déplacement/à la maison/ au bureau/ en salle de réunion/ en suite immersive).
Les critères de choix les plus fréquemment cités sont : La facilité d’utilisation, l’interopérabilité, le contexte (présentiel/à distance), le nombre de participants, l’intégration de la messagerie & calendrier/ la sécurisation des données,…).
D’autres utilisations
Le TBI est aussi utilisé pour faciliter la collaboration et l’innovation en entreprise : voir la page Collaborer
Le TBI est aussi un outil performant pour faire des présentations en réunion : voir la page Présenter
Le tableau interactif est un nouvel outil performant pour les formateurs: voir la page Former
Le TBI est aussi utilisé pour gérer des projets à plusieurs et en multi-sites si besoin : voir la page Planifier
