L’innovation est l’un des avantages concurrentiels pour toute entreprise qui souhaite rester pertinente dans le monde économique de nos jours. Pour réussir sur le long terme, elles doivent rechercher des possibilités de collaboration informelle et rentabiliser chaque mètre carrée afin d’améliorer au maximum la productivité de ses salariés. Ces besoins sont aujourd’hui matérialisés par l’apparition du « huddle room ». Il s’agit d’une salle de réunion compacte pour 3 à 4 personnes qui stimule la créativité et l’interaction à partir de l’usage d’outils audio-visuels modernes comme le Smart Board.
Il est ainsi tout à fait possible de concevoir son propre huddle room à condition de posséder les technologies appropriées pour faciliter la collaboration en local ou à distance. Beaucoup d’entre elles sont généralement une réinvention de solutions déjà existantes que l’on retrouve dans les environnements de réunions plus traditionnels. D’ailleurs, les industries audio-visuelles comme Smart, Mimio ou Easypitch font en sorte que ces appareils soient plus faciles à utiliser et surtout plus abordables aux grands publics.
Les éléments constitutifs du huddle room
Les éléments précis à l’intérieur d’un huddle room varient en fonction des besoins de l’entreprise ou des comités. Mais il y a certains composants essentiels à intégrer. Outre la table et les chaises, il est important d’estimer le rendement de cet espace en termes de coûts. Ainsi, la majorité d’entreprises optent pour l’écran mural interactif ou le tableau blanc interactif. Autre paramètre à prendre en compte, l’ajout de logiciel ou de dispositif tel que le BYOD pour permettre aux participants de partager sur ce grand écran, le contenu de leur appareils personnels, que ce soit ordinateur portable, tablette ou téléphone.
Les avantages du concept
Un huddle room résout les problèmes de bruit et des distractions. Il offre un espace tranquille où un petit groupe de collaborateurs peut avoir une conversation intime sans interruption. Grâce à cet espace confiné, les employés se sentent plus inclus notamment pour les participants à distance, ce qui améliore la communication et donc, l’échange facile d’idées. Toujours de par sa dimension, son équipement en câble par rapport à une grande salle est moins coûteux pourtant il apporte quatre fois le potentiel de productivité souhaitée. A la différence de la traditionnelle salle de réunion, le huddle room ne nécessite pas de réservation, tout le monde peut y passer pour une collaboration spontanée ou une rencontre à la volée pour des brainstormings improvisés qui pourraient résoudre de grands problèmes. Cependant, ne vous méprenez pas avec la taille et le côté décontracté du concept car à l’instar des grandes salles de conférence, il peut également prendre en charge des affaires sérieuses comme des webinaires, des présentations de vente, des entretiens d’embauche, …
Smart Board série 8000 et son logiciel Smart Bridgit
Smart Board série 8000 est un exemple d’appareil adapté pour un huddle room. Ce tableau interactif répond aux besoins d’une entreprise en matière d’espace de travail puissant et évolutif pour échanger entre ses différents sites implantés à distance. Côté technique, il est équipé d’un écran LCD haute définition 4K sans ombre portée avec une capacité tactile multipoints intuitive et précise. A cela s’ajoute la détection de présence qui allume automatiquement l’écran et qui l’éteint après une période d’inactivité prolongée. La série 8000 de Smart prend aussi en charge jusqu’à 16 écrans connectés en simultané. Offerte aux tailles 55 pouces, 70 pouces et 84 pouces, elle est couplée au logiciel de conférence Smart bridgit. C’est un programme économique qui permet de créer des sessions de travail collaboratif attrayant avec des collègues locaux ou distants, en partageant des écrans et en y interagissant. Ainsi, il propose une écriture bidirectionnelle en temps réel, à partir de laquelle, plusieurs personnes peuvent travailler sur le même document simultanément. Autre atout, Smart Bridgit s’intègre parfaitement à Microsoft Office si bien qu’il est aussi possible de créer des conférences à partir de Microsoft Outlook. Pour un environnement sécurisé, Smart Bridgit s’installe directement sur un serveur dédié en interne pour que les données de l’entreprise soient protégées. Enfin, les étapes de connexion à une réunion à distance sont simples, il suffit de lancer une session et d’y inviter les participants. Ceux-ci répondent à l’invitation sans même installer de logiciel supplémentaire.
Bonjour,
Nous projetons actuellement sur un grand mur blanc pour nos réunions et je recherche une solution intelligente pour nous permettre d’être plus interactif et connecté.
Bonjour
Il existe plusieurs possibilités pour répondre à votre besoin.
Le plus économique serait d’ajouter une barre Mimio sur la gauche de votre mur de projection, ce qui vous permettrait de commander la projection avec le stylet.
Cela n’est valable que si le mur est bien lisse et vous n’aurez la possibilité de travailler qu’avec un seul stylet.
Vous pouvez utiliser un tableau interactif. Dans ce cas, il vous faudra a minima acheter un tableau que vous fixerez au mur. l’idéal est que le projecteur soit lui fixé au plafond pour que les éléments restent fixes entre eux. La plupart des tableaux interactifs permettent l’utilisation du doigt et/ou du stylet et sont multiutilisateurs.
Je ne vous conseille pas le vidéoprojecteur interactif car il sera comparable à la solution Mimio pour un coût bien supérieur.
L’idéal dans votre cas serait d’utiliser un écran interactif. Vous aurez ainsi une surface d’affichage optimisée, la possibilité d’intervenir à plusieurs, une mise en route instantanée, pas le bruit de la ventilation du projecteur, la possibilité de régler facilement en hauteur le dispositif et c’est le seul système qui permet de façon pratique une mobilité s’il est fixé sur un pied à roulette.
Cette solution vous évite de plus les inconvénients de la calibration qui doit se faire à chaque fois qu’un élément change. L’écran interactif est donc toujours immédiatement opérationnel.
Les solutions logicielles voire l’électronique emparquée dans ces écrans permettent en outre de collaborer en permettant l’intervention depuis des tablettes ou smartphones, voire à distance.