La réunion hybride est un système de travail qui permet d’accroître l’accessibilité et la participation aux réunions, tout en offrant un environnement de travail flexible. Avec les bons outils et une bonne organisation, les participants peuvent rendre la réunion hybride plus dynamique et plus interactive.
Qu’est-ce qu’une réunion hybride et quels sont ses avantages ?
Une réunion hybride est une réunion qui rassemble à la fois des participants en présentiel et d’autres participants à distance, via une plateforme de visioconférence. Les avantages d’une réunion hybride sont nombreux, en voici quelques-uns :
Économie de coûts et de temps
Une réunion hybride peut réduire les coûts liés aux déplacements et aux frais de voyage des participants. Aussi, selon le magazine Forbes, cette flexibilité augmente la satisfaction au travail de 88% des employés car en économisant sur les temps de déplacement, les salariés ont plus de contrôle sur leur horaire quotidien. Ainsi, la réunion hybride aide l’entreprise à prospérer tout en soutenant les besoins des employés.
Accessibilité et flexibilité
Les participants peuvent se connecter à la réunion depuis n’importe quel endroit et à n’importe quel moment, ce qui permet d’améliorer leur productivité et leur efficacité.
Optimisation de la collaboration
Participer à une réunion hybride c’est aussi améliorer la collaboration et la communication. Même si tous les participants ne sont pas au même endroit, la communication reste fluide et les documents peuvent être partagés et annotés en temps réel. On a même la possibilité d’enregistrer la session pour les personnes ne peuvent pas assister à la réunion.
L’équipement nécessaire pour une réunion hybride
Tout d’abord, une connexion stable est la base d’une réunion hybride, que ce soit pour les participants en salle ou pour les participants à distance. A cela s’ajoute les éléments suivants :
L’écran de présentation en salle
Un écran interactif connecté serait le plus adapté pour les présentations en salle de réunion. L’avantage de l’écran interactif réside tout d’abord dans sa taille et sa fonction multi-touch, puis dans ses fonctionnalités interactives qui permettent de créer des présentations plus attractives et d’améliorer la collaboration. Enfin, l’écran interactif peut être totalement autonome pour les modèles disposant d’un système Android embarqué mais aussi d’un rack OPS pour ajouter un mini ordinateur OPS et profiter ainsi d’un environnement Windows. Découvrez ici notre sélection d’écrans interactifs de la marque Easypitch.
Caméra, microphone et haut-parleur
Dans la salle de réunion, il est recommandé d’utiliser une caméra externe pour une meilleure qualité visuelle. Il existe aujourd’hui des caméras à intelligence artificielle, comme la caméra AVer PTZ 4K à suivi automatique ou la caméra Easycam360 IA. Ces nouvelles générations de caméras utilisent des algorithmes de traitement d’images qui détectent et analysent les mouvements des participants et reconnaissent leurs visages. Il y aussi des caméras comme l’Easycam 240SB ou l’AVer VB342pro qui font office de caméra intégrant un microphone et des haut-parleurs en même temps. Ces dernières sont dotées de système de suivi audio qui capte avec précision toutes les voix dans la salle de réunion.
Découvrez dans cet article un comparatif des différentes caméras pour la visioconférence https://www.tableauxinteractifs.fr/equipement/les-accessoires-des-eni/la-camera-de-visioconference-laccessoire-de-lenseignement-a-distance/comparatif-de-cameras-destinees-a-la-visioconference-en-salle-de-classe
Equipement logiciel
Puisque les réunions hybrides se passent généralement en visioconférence, il est nécessaire d’utiliser un logiciel de vidéoconférence pour communiquer avec tous les participants. On dispose de plusieurs options dont les plus populaires sont Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, etc. Découvrez dans ce lien un comparatif entre ces trois logiciels de visioconférence.
Certaines de ces plateformes présentent un tableau blanc intégré pour la prise de notes, mais pour une collaboration maximale, il est conseillé d’utiliser le logiciel de collaboration intégré dans l’écran interactif. C’est un logiciel interactif avec plusieurs fonctionnalités qui valorisent le travail à plusieurs. Il permet de partager du contenu, annoter des documents, organiser des idées en tableaux, post-it, etc. D’ailleurs, c’est cette expérience interactive en temps réel qui rend une réunion hybride encore plus intéressante.
Pour les collaborateurs en ligne, un ordinateur muni d’une webcam ou un appareil mobile avec caméra intégrée est suffisant. Pour le son, un microphone de bonne qualité est nécessaire pour que les participants en salle puissent les entendre clairement pendant la réunion.
Comment organiser une réunion hybride réussie ?
Un équipement adéquat et testé
Il est important de s’équiper d’un matériel adéquat en fonction de la taille de la salle, du nombre de participants et des besoins en matière de qualité d’image et de son. Il est donc nécessaire de consulter un expert en solutions interactives et accessoires afin d’évaluer les besoins et vous recommander un équipement approprié.
Côté logiciel, il faut vérifier les exigences de chaque logiciel de visioconférence et se familiariser au préalable avec les fonctionnalités des programmes choisis. Enfin, choisir un logiciel unifié pour lancer la visioconférence.
Comment rendre les réunions hybrides engageantes et plus interactives ?
Faciliter la contribution de chaque participant, qu’il assiste en personne ou virtuellement à la réunion, est la clé. Tout d’abord, on doit mettre en place un canevas collaboratif pour permettre à chaque participant de s’exprimer sur le même espace de travail, et en temps réel. On peut commencer par poser des questions sur un sujet à l’ensemble des participants. Chacun peut écrire ou dessiner ses idées sur un tableau blanc virtuel commun qu’on a préalablement sur l’écran interactif. On peut également y glisser toutes sortes de contenu : texte, image, son, vidéo, etc…
Pour les présentations de travaux individuels, d’une part on peut avoir recours au partage de contenu via les logiciels de visioconférence ou le logiciel interactif de l’écran interactif. D’autre part, on peut aussi connecter son ordinateur portable ou ses appareils mobiles grâce à un système de présentations sans fil BYOD ou BYOM.
Enfin, les réunions hybrides peuvent devenir plus engageantes avec la pratique. Pour cela, planifiez-les régulièrement pour que les salariés s’habituent à la technologie et à l’interactivité.
